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Como hacer un PowerPoint elegante y no morir en el intento

Encontré el siguiente texto en ESTE SITIO WEB, y como es algo que repito hasta el hartazgo y me sentí muy identificada con lo que expone el autor, es que se los dejo aquí completito. El texto da consejos e indicaciones de que cosas molestan e interrupen en una presentacion de PowerPoint, y como podemos llevar una buena exposicion sin caer en la cantidad de “adornos” que suelen ponerle los usuarios a las presentaciones que nos mandan al correo y que lejos de ser adorables provocan en nosotros las ganas irreflenables de apagar el monitor, los parlantes y bloquear a este buen amigo que llena nuestras casillas de correo con ese tipo de presentaciones.

Pero… ¡ojo! no sólo he visto esto en mi casilla de mail, para mi horror, el de mis ojo y mis oidos he visto presentaciones espantosas por parte de disertantes destacados en conferencias, en la facultad o en clases explicativas… en fin, no hablo más.

Acá los consejitos:

Cada vez es mas frecuente que tengamos que hacer presentaciones power point, disertaciones, exposiciones o como quieran llamarles, tanto los estudiantes como los trabajadores, asimismo, asistimos también a muchas y cuantas veces no hemos visto que el orador no tiene idea de lo que habla, o simplemente lee de un papel, o pego TODO lo que debía decir en su presentación de power point. Sin duda son muchisimos los factores que inciden en el resultado de una buena presentación, hoy voy a hacer referencia a uno de ellos… el apoyo gráfico.

Antes de empezar a entregar tips hay algo que debemos aclarar, el apoyo gráfico o power point (ppt), NO ES NI, HACE UNA PRESENTACION, sino la PERSONA, el EXPOSITOR, que es a quien la audiencia desea escuchar, un power point sin un expositor no dice nada ni tiene sentido, (esto deberían saberlo los profesores que nos hacen imprimir las mismas ppt que usan en clases a modo de apuntes, mostrando una tremenda ignorancia en cuanto al uso de la herramienta, falta de criterios de pedagógicos, de eficiencia y para que decir de buen gusto.), distinto es un paper o un reporte, en el cual el escritor establece una comunicación persona a persona, texto- lector y no se necesita nada mas y en el cual se pueden incluir todos los detalles, cifras y profundizar en lo que se quiera, porque es el lector quien administra su tiempo. En el caso de una exposición, se genera una relación expositor – audiencia, generalmente con un tiempo de duración reducido, durante el cual el expositor desea que la audiencia retenga cierta información que considera escencial (el sentido de la exposición), lo cual no se logra al llenar la slide con texto (bullets = viñetas), pues el que asiste comienza a leer mas que a escuchar, distrae su atención, pues no se perderá de nada (toda la información está contenida en la presentación en ppt y la puede revisar cuando quiera), se hace visualmente estresante, provocando rechazo instintivo, consiguiendo un efecto contrario al deseado, en vez de atraer la atencion y resaltar la exposición, genera un distanciamiento de los asistentes, sin olvidar el expositor corre el riesgo de “pecar” y comenzar a leer de la slide (slide= diapositiva).

Realizada la introducción, veamos algunos Tips para realizar BUENAS presentaciones en power point.

1/ que sea SIMPLE! no debe haber NADA de información superflua en tu ppt (para ésto es muy útil sentarse a pensar antes de construir ¿Cuales el propósito de la charla? ¿Que es lo que la audiencia se debe llevar despues de escucharte/verte? ¿Que es lo que espera y valora la audiencia?). Las slides deben tener “espacio en blanco” no caer en la tentación de llenar cada espacio con algun logo, tabla o gráfico (mucho menos texto) que no contribuyan a un mejor entendimiento. Mientras menos “ruido” haya en las slides, mas fuerte será el impacto visual del mensaje. Debes ser pertienente con la información dentro del contexto en el cual se dará la presentación.

2/ NO USAR las PLANTILLAS ni los CLIP ART prediseñadas de PowerPoint. Por varias razones, la primera de ellas es que alguien en la audiencia probablemente ya la haya visto antes en otra presentación (o incluso puede haberla usado). Otra de ellas es que hoy en día practicamente no existen productos estandarizados, como consumidores exigimos productos hechos a la medida de nuestras necesidades, entonces pensando a tu audiencia como los consumidores que son de lo que tengas que decir, debes preprar una presentación a la medida de sus necesidades. Ademas de esta manera, se precibe una preocupación mayor en cuanto la preparación de la exposición.

3/ se VISUAL, usando una gran cantidad de imagenes y fotografías, las imagenes son un medio natural y poderoso de comunicación humana. La imagen refuerza cualquier punto y genera estados de ánimo y sentimientos en la audiencia.
Debe haber alguna razon para el dicho “una imagen vale mas que 1000 palabras” o no?.
Una condición para este punto es que la imagen debe ser de CALIDAD en cuanto a resolución (no ocupar una imagen pequeña y estirarla!) y obviamente debe tener relación con la exposición, de manera que al aparecer la imagen la audiencia esté a la expectativa de lo que vas a decir y como se relaciona con tu exposición.

4/ Se JUICIOSO en el uso de TRANSICIONES Y ANIMACIONES, si no suma a tu exposición no lo agregues.

5/ LIMITA tus ideas a UNA idea central por slide. Si no te es posible, muestra las ideas en slides separadas, no te tomará mas tiempo.

6/ UTILIZA ppts con APUNTES, en la opción “ver páginas de notas”, de ésta manera puedes avisar que al final de tu exposición los entregarás para que no tengan que tomar apuntes y se concentren en tí. (Nota: NUNCA entregues los apuntes antes de comenzar porque te volveras innecesario). Además con esta práctica evitas que por restricciones de tiempo quede sin comunicarse información relevante, poruque puedes hacer referencia a que está en los apuntes. En todo caso lo ideal sería que prepararas los apuntes como un documento aparte, pero la opción que da Powerpoint de incluirlas bajo las slides cumple el objetivo. Aca puedes ver un ejemplo preparado por Garr Reynolds de como hacerlas.

Exponer es una actividad completa, no es suficiente manejar el tema, es necesario crear un ambiente, seducir, hacer que la audiencia se apasione con tu tema. Tener estos tips en cuenta a la hora de construir tus Ppt talvez puede hacer la diferencia entre obtener un 5 o un 7; conseguir ese ascenso, o convencer a ese cliente…

Los atajos de teclado de Microsoft Word

Opciones comunes:

Negrita: CONTROL+B
Cursiva: CONTROL+I
Subrayar: CONTROL+U
Reducir tamaño fuente: CONTROL+SHIFT+Menor que
Incrementar tamaño fuente: CONTROL+SHIFT+Mayor que
Eliminar el formato del párrafo: CONTROL+Q
Eliminar formato de carácter: CONTROL+SPACEBAR
Copiar el texto u objeto seleccionado: CONTROL+C
Cortar el texto u objeto seleccionado: CONTROL+X
Pegar texto u objetos: CONTROL+V
Deshacer la última acción: CONTROL+Z
Rehacer la última acción: CONTROL+Y

Teclas de función:

Obtener Ayuda en Línea o el Asistente de Office: F1
Mover texto o gráficos: F2
Insertar una entrada de auto texto: F3
Repetir la última acción: F4
Ir a: F5
Ir a la próxima hoja: F6
Ortografía: F7
Extender una selección: F8
Actualizar campos seleccionados: F9
Activar la barra de menú: F10
Ir próximo campo: F11
Guardar como: F12
SHIFT+teclas de función:
Inicie Ayuda o revele formato: SHIFT+F1
Copiar texto: SHIFT+F2
Cambian tamaño letras: SHIFT+F3
Repetir acciones Buscar o Ir a: SHIFT+F4
Ir a la revisión previa: SHIFT+F5
Ir a la página previa: SHIFT+F6
Elige sinónimos (Herramientas, submenú idioma): SHIFT+F7
Reducir una selección: SHIFT+F8
Cambiar entre código de campo y su resultado: SHIFT+F9
Mostrar un menú de atajos: SHIFT+F10
Ir al campo previo: SHIFT+F11
Guardar: SHIFT+F12

CONTROL+Function key

Vista preliminar: CONTROL+F2
Cortar: CONTROL+F3
Cerrar la ventana: CONTROL+F4
Restaurar el tamaño de ventana: CONTROL+F5
Ir a la próxima ventana: CONTROL+F6
Mover: CONTROL+F7
Tamaño: CONTROL+F8
Insertar un campo vacío: CONTROL+F9
Maximizar ventana documento: CONTROL+F10
Bloquear un campo: CONTROL+F11
Abrir: CONTROL+F12
CONTROL+SHIFT+teclas de función
Pegado especial: CONTROL+SHIFT+F3
Editar una marca de texto: CONTROL+SHIFT+F5
Ir a la ventana previa: CONTROL+SHIFT+F6
Actualizar información enlazada en un documento de Word: CONTROL+SHIFT+F7
Extender una selección (presionar flechas): CONTROL+SHIFT+F8
Eliminar enlace de un campo: CONTROL+SHIFT+F9
Activar la regla: CONTROL+SHIFT+F10
Desbloquear un campo: CONTROL+SHIFT+F11
Imprimir: CONTROL+SHIFT+F12

Existen muchas funciones que se pueden realizar mediante el teclado, para enterarte de ellas puedes accesar a la siguiente página web: MilBits

Power Point

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación, para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo , etc. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor este es uno de los programas más utilizados y más versátiles.

Como siempre, estamos a medias entre la versión 2003 y la 2007… ya salió la 2010, pero ahora nos concentraremos en las anteriormente nombradas puesto que la versión 2010 aun no la tienen todos los usuarios y es muy similar a la 2007.

Empezando por 2003:

Manual de Power Point 2003: Powerpoint 2003

Manual de Power Point 2007:Powerpoint 2007

Power Point 2007: video tutoriales

Encabezados y pie de página

Ocultar y mostrar Diapositivas

Configurar Página, Vista Preliminar e Impresión

Formato a tablas

Como animar una presentación

Ingresar Videos y Sonido

Hipervínculos

 

PDF: Adobe Acrobat y Adobe Reader

Si queremos leer un archivo con extensión PDF, lo más recomendable es utilizar el Software gratuito que ofrece la empresa Adobe System: Adobe Reader, que se puede descargar desde AQUÍ. Es de fácil instalación y cada vez que pulses sobre un archivo con esta extensión el programa de lectura se abrirá automáticamente.

Pero también tenemos la posibilidad de CREAR nuestros propios PDF´s. El software que ofrece la empresa que es pago, Adobe Acrobat, lo puedes descargar de AQUI (la versión de prueba o bien abonar el costo del mismo). En este caso puedes bajarte el Manual pulsando ESTE ENLACE: Manual_acrobat_pro_9.0

Otras formas de convertir archivos de texto al formato PDF:

  1. Cómo creo documentos PDF sin necesidad de Adobe Acrobat: con el programa gratuito DoPDF
  2. Sube tus documentos a Google Docs a través del explorador y luego expórtalos como PDF
  3. Cómo guardo una página web como PDF: Sólo tienes que ir a PrimoPDF, escribir la dirección de la página y recibirás una copia de la misma en PDF en el correo que les hayas proporcionado y añade el botón Web2PDF en algún sitio de tu página web o blog, convertirá la página a PDF de forma instantánea y además te permitirá mantener un registro de las conversiones.
  4. transformar un PDF a otros formatos como documento de Word, imagen, HTML, etc…: A través de una web como Zamzar
  5. Combinar dos archivos PDF en uno y cambiar el orden de las páginas: PDFill es una utilidad muy versátil que te permitirá combinar varios documentos PDF en uno, reordenar las páginas e incluso rotarlas desde dentro del PDF.
  6. Extraer el texto de un PDF para usarlo en mi documento de Word: en PDF Text Extraction y sube tu PDF. Extraerá las 10 primeras páginas de tu documento en formato texto.
  7. Añadir anotaciones o notas de texto a mis documentos PDF: Descarga PDF-X Viewer que es como Adobe Reader pero con algunas funciones adicionales. Puedes añadir las anotaciones que quieras e incluso pegar imágenes. Otra opción parecida es PDF Escape.
  8. Abrir un documento PDF online sin tener el software de Adobe: Una alternativa fácil para abrir PDF en el navegador es el Free Online PDF Viewer
  9. Extraer algunas páginas en concreto de un libro en PDF: Puedes usar tanto PDF Merge como PDF SAM para hacer esta operación.
  10. Proteger mi documento PDF con una contraseña: En PDF Hammer subes tu documento y le asignas la contraseña que quieras.
  11. Crear un PDF de un documento de Word: Con Express PDF
  12. Crear un PDF de un word, un pps, un excel: bajar e instalar el complemento para Office de PDF
  13. Manejar archivos PDF en OpenOffice: Plugin para editar archivos PDF en Open Office sin Adobe Reader

 

 

Word

NOTA ANTES DE EMPEZAR: Básicamente se trata de tomar como parámetro un procesador de texto conocido por todos. Pero debemos tener en cuenta que no es el único que existe, para aquellas escuelas que no puedan con la licencia de Microsoft, hay una alternativa que es compatible con el famoso Word, es más, es compatible con Excel y Power Point. Se trata de Open Office. Este programa es muy completo y se puede descargar desde AQUI.

Word es uno de los procesadores de texto, más utilizados para trabajar con documentos en la actualidad. Casi no existe persona con computadora, que no lo tenga. Es que la gracia de Word, está en lo fácil, de su uso. Esto se debe, ya que no se necesita ser un experto en informática, para ocuparlo. Ya que todos sus comandos, son bastante amigables. La mayoría de estos, se les llama editores (WYSIWYG). Como por ejemplo, los de formato, para escribir con la letra y tamaño deseado, entre otras aplicaciones. Asimismo, el de ortografía. Uno de los más queridos por el público. Ya que si alguien, no es un experto en la lengua, podrá ser asistido por el corrector de gramática de Word. Eso sí, no hay que confiarse de sobremanera con éste editor de Word. Ya que en variadas ocasiones, termina fallando. Y es que, es muy difícil que un solo programa, como Word, maneje a la perfección, la cantidad de idiomas que posee.

Word es un programa de tratamiento de texto. El cual nace a la luz, por medio de IBM, allá por 1981. Cuando esta compañía lanzó al mercado el primer PC. Era la época, en que Bill Gates, trabajaba codo a codo con aquella compañía. Sociedad que no duró mucho. Hoy en día, Microsoft Word es el programa estrella de la Microsoft, junto con otras aplicaciones de Microsoft Office.

Word es un programa interactivo, debido al hecho de que permite comprender y modificar de manera instantánea, los textos en el. Los cuales se encuentran cifrados en UNICODE O ASCII.

Hoy en día, las nuevas ediciones de Word, han intentando ir complementándolo con nuevas funciones. Las cuales se han ido inclinando, a las gráficas y dibujos. Principalmente, para cuando se desea entregar reportes económicos u otros que requieran de estas extensiones (como por ejemplo, al desarrollar un Currículo Vitae).

Las últimas versiónes de Word han ido incorporando nuevas funciones y mejorando muchas de las aplicaciones anteriormente mencionadas. Además puede interactuar con otros programas de Microsoft como es el caso del Excel, para pegar fácilmente gráficos y datos provenientes de planillas de cálculo.

Si tienes la versión 2003 de este programa puedes descargar el manual desde aquí:

tutorial-word-2003

Para la versión 2007 el manual es el siguiente:
tutorial-word-2007

 

Introducción a procesadores de texto

Un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. Como regla general básica, todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo, tamaño y orientación de las fuentes, efectos de formato, además de contar con las propiedades de poder cortar y copiar texto, fijar espacio entre líneas y entre párrafos, alinear párrafos, establecer sangrías y tabulados, crear y modificar estilos, activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas. Los procesadores de texto incorporan desde hace algunos años también correctores automáticos de ortografía y gramática así como diccionarios multilingües y de sinónimos que facilitan sobremanera la labor de redacción.

Evolución de los Procesadores de Texto

El procesamiento de textos no nación de la tecnología informática. Se desarrolló de las necesidades de escritores más bien que de las de matemáticos, aunque más adelante se combinara con el campo de las computadoras.

La historia del procesamiento de textos es la historia de la automatización gradual de los aspectos físicos de la escritura y la edición, y el refinamiento de la tecnología para ponerla a disposición los usuarios individuales y corporativos.

La invención de la imprenta y de los tipos móviles en el final de la edad media fue el paso inicial en esta automatización. Pero el mayor avance desde la escritura manual lo fue la máquina de escribir. Henry Mill, ingeniero inglés de principios del siglo XVII, es considerado su inventor. El hecho de que hoy casi no se sabe nada sobre su invento es evidencia de su carencia del éxito.

Christopher Latham Sholes, con la ayuda de dos colegas, inventó la primera máquina de escribir aceptada, en 1867. Comenzó a comercializarse en 1874, por una compañía de fabricación de armas, llamada Remington & Sons, aunque esta información es todavía improbable La desventaja principal de este modelo era que imprimía en la superficie inferior del rodillo, de modo que el mecanógrafo no podía ver su trabajo hasta que había acabado.

La aceptación de la máquina de escribir fue lenta al principio, pero se facilitó durante los años próximos gracias a varias mejoras. Éstas incluían: la tecla de mayúsculas, que permitió mecanografiar letras capitales y minúsculas con las mismas teclas (1878); impresión en el lado superior del rodillo (1880); y el tabulador, permitiendo el ajuste de los márgenes (1897).

Thomas Edison patentó una máquina de escribir eléctrica en 1872, pero el primer modelo realizable no fue introducido hasta los años 20. En los años 30, IBM introdujo una versión más refinada, la IBM Electromatic. “Aumentó grandemente las velocidades de escritura y ganó rápidamente la aceptación en la comunidad de negocios.”

En 1964 IBM desarrolló la MT/ST (máquina de escribir magnética de Tape/Selectric), que combinó las características del Selectric (una bola con los tipos imresos) con una de cinta magnética. La cinta magnética era el primer medio de almacenaje reutilizable para la información mecanografiada. Con esto, por primera vez, el material mecanografiado podía ser corregido sin tener que escribir de nuevo el texto entero a máquina.

En la cinta, la información se podía almacenar, y usar de nuevo, corregir, reimprimir tantas veces como fueran necesarias, y después borrar y reutilizar para otros proyectos. Este desarrollo marcó el principio del procesamiento de textos como se conoce hoy.

También introdujo el procesamiento de textos como una idea y concepto definidos. El término primero fue utilizado en la comercialización de la IBM del MT/ST como “máquina de procesamiento” de textos. Era una traducción del término alemán textverabeitung, acuñado a finales de los años 50 por Ulrich Steinhilper, ingeniero de la IBM. Que lo utilizó como término más exacto para referirse al acto de mecanografiar. La IBM lo redefinió “para describir maneras electrónicas de manejar un sistema estándar de actividades de la oficina — componiendo, revisando, imprimiendo, y archivando un documento escrito.”

En 1969 IBM introdujo la MagCards, tarjetas magnéticas que se insertaban en una caja unida a la máquina de escribir y grababan el texto mientras que era mecanografiado. Las tarjetas se podían entonces utilizar para buscar y reimprimir el texto. Éstos eran útiles sobre todo a las compañías que tenían que enviar gran cantidad de cartas. Sin embargo, solamente se podía almacenar un valor aproximado de una página en cada tarjeta.

En 1972 Lexitron y Linolex desarrollaron un sistema similar de procesamiento de textos, pero incluyeron las pantallas de visualización y los cassettes de cinta para el almacenaje. Con la pantalla, el texto podría ser incorporado y ser corregido sin tener que producir una copia dura. La impresión podría ser retrasada hasta que el escritor estuviese satisfecho con el material.

El disquete marcó una nueva etapa en la evolución de los medios de almacenaje. Desarrollado por IBM a principios de los años 70 para el uso en la informática, pronto fue adoptada por la industria del procesamiento de textos. Vydec, en 1973, parece haber sido el primer fabricante que produjera un sistema de procesamiento de textos usando los disquetes para el almacenamiento.

Los medios de almacenamiento anteriores podían guardar solamente una o dos páginas de texto, pero los primeros discos eran capaces de almacenar 80 a 100 páginas. Este aumento de la capacidad de memoria permitió la fácil creación y edición de documentos de páginas múltiples sin la necesidad de cambiar el medio en que se almacenaban los datos.

Durante los diez años próximos muchas nuevas características fueron introducidas en el campo. Una innovación importante era el desarrollo de los programas del chequeo de la ortografía y de las listas de correo. Otro avance, introducido por Xerox en su Sistema de Información Estrella (Star Information System), permitieron el trabajar en más de un documento a la vez en la misma pantalla.

Algunos programas ahora incluso incorporan las funciones de contabilidad y de inventario, combinando el procesamiento de textos con la informática y terminar así la unión del procesador de textos a la computadora. El campo combinado se conoce como tratamiento de la información.

El WORDSTAR, desarrollado por Micropro International, emergió como el estándar de la industria en paquetes de software, aunque otros, actualmente, lo sobrepasan en muchísimas características.

Hay más de sesenta sistemas completos del procesamiento de textos en el mercado, y más de treinta paquetes de software para el uso en computadoras, todos con diversas capacidades y demandas sobre su eficacia.

(fuente)

CARACTERISTICAS Y TIPOS DEL PROCESADOR DE TEXTOS

•MICROSOFT WORD: De todos los procesadores de texto conocidos hasta el momento, el del paquete Microsoft Office se ha convertido en poco menos que un estándar de referencia casi obligada, dado el elevado porcentaje de usuarios que lo han instalado en su ordenador y lo utilizan.
•LOTUS WORD PRO: Una de las alternativas más populares a Microsoft Word es este procesador de textos, incluido en el paquete de software de escritorio de Lotus. Para gustos se pintan colores, pero lo cierto es que los usuarios que se decanten por este producto no estarán haciendo una mala elección.
• WORD PERFECT: No podía faltar el tercero en discordia, que en su día llegó a ser el más popular de su género entre los usuarios, hasta mediados de los noventa. El procesador de textos de la suite de Corel presenta un despliegue de innovadoras características que demuestran el interés por parte de sus promotores en volver a hacer de este programa un producto puntero capaz de competir en el mercado con Microsoft Word.
• WORD PAD: Instalado por defecto en todas las versiones de los sistemas operativos de Windows, se le podría considerar el “hermano pequeño” de Microsoft Word. Es la opción ideal para aquellos usuarios que necesitan de forma esporádica un procesador con el que dar cierto estilo estético a sus escritos, sin buscar un acabado de apariencia profesional ni excesivas florituras ornamentales.
• BLOCK DE NOTAS: También presente por defecto en todas las instalaciones del sistema de Windows, independientemente de la versión , este programa se muestra como la opción ideal para usuarios austeros. Al tratarse de una aplicación de posibilidades reducidas, no tendrán que familiarizarse con un complejo entorno lleno de funciones que nunca van a utilizar

Otros formatos y extensiones muy utilizadas:

EL famoso PDF: (Información obtenida desde la página del autor la empresa Adobe Systems)

El formato de documento portátil (PDF), que fue inventado por Adobe Systems y que ha sido perfeccionado durante 17 años, es el estándar mundial que le permite capturar y revisar información sofisticada desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático, así como compartirla con prácticamente cualquier persona en cualquier sitio. Gracias al lanzamiento del software Adobe® Acrobat® X, los PDF son más seguros y dinámicos que nunca. Por ello, personas, empresas y administraciones públicas de todo el mundo confían en los archivos PDF para transmitir sus ideas y puntos de vista.


Estándar abierto: el formato PDF es ahora un estándar formal abierto conocido como ISO 32000. Mantenida por la Organización Internacional de Estandarización (ISO), la norma ISO 32000 seguirá desarrollándose para cumplir los objetivos de proteger la integridad y longevidad del formato PDF, lo que proporciona un estándar abierto para los más de mil millones de archivos PDF que existen hoy en día.

Multiplataforma: los archivos PDF se pueden visualizar e imprimir desde prácticamente todas las plataformas, incluidas Windows®, Mac OS y plataformas móviles como Android™.

Extensible: más de 2.000 proveedores en todo el mundo ofrecen soluciones basadas en PDF, que incluyen creación, plug-ins, consultorías, formación y herramientas de soporte técnico.

Fiable y seguro: el hecho de que haya más de 150 millones de documentos PDF para uso público circulando en la red hoy en día, junto con los innumerables archivos PDF en administraciones públicas y negocios, es la prueba de la cantidad de organizaciones que confían en este formato para transmitir información.

Sofisticado en cuanto a la integridad de la información: los archivos PDF tienen el mismo aspecto y muestran la misma información que los archivos originales como, por ejemplo, texto, dibujos, contenidos multimedia, vídeos, 3D, mapas, gráficos en color, fotos e incluso lógica empresarial, independientemente de la aplicación utilizada para crearlos y de si se han compilado en una sola cartera PDF a partir de múltiples formatos.

Más seguro: firme electrónicamente o proteja con contraseña los documentos PDF creados mediante Acrobat o el software Adobe LiveCycle® ES2.

Capacidad de búsqueda: las funciones de búsqueda de texto en documentos y metadatos facilitan las búsquedas en los documentos PDF.

Accesible: los documentos PDF utilizan tecnologías de asistencia para facilitar el acceso a la información a personas con discapacidades.

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El Power Point dentro del paquete de Office:

El Microsoft Power Point es un programa que permite hacer presentaciones, y es usado ampliamente los ámbitos de negocios y educacionales. El uso de data show o proyectores en conjunto con este software, hace de este sistema la manera óptima para comunicar ideas y proyectos a un directorio, a una clase de colegio o universitaria, o a una potencial audiencia compradora de productos y/o servicios.

El sistema es bastante sencillo: se crean “diapositivas” o slides que contienen información, en formato de texto, dibujos, gráficos o videos. Para formar estas diapositivas se puede escoger entre una gran variedad de plantillas prediseñadas. Incluso es común que las empresas diseñen sus propias plantillas para homogenizar las presentaciones Power Point de sus ejecutivos, incluyendo los logos y colores propios de cada organización. Una vez desarrollados estos slides o diapositivas, se pueden imprimir o se puede hacer una presentación propiamente tal, pasando por cada slide utilizando el mouse u otros dispositivos señaladores. Incluso se puede programar una presentación para que cada diapositiva dure una determinada cantidad de tiempo. Los archivos que contienen presentaciones Powerpoint los reconoceremos por sus extensiones .ppt, .pot o .pss, siendo la primera la más común.

Debido a estas características, es que además Power Point se utiliza para presentaciones fotográficas. Una diapositiva o slide puede ser una foto, sin texto ni distracciones adicionales. O es posible importar gráficos con información proveniente de Excel, lo que es común en el ámbito ejecutivo. Los usuarios más avanzados de este programa utilizan “macros” que son secuencias automatizadas de acciones; en palabras sencillas, si todas las semanas debo hacer una presentación de graficos provenientes de una plantilla de Excel, que mantiene en el tiempo su formato, entonces es posible automatizar esta tarea.

La historia de Power Point comienza cuando Bob Gaskins, un alumno de Berkeley, tuvo la genial idea de aprovechar las tecnologías gráficas emergentes para hacer presentaciones. De hecho podemos considerar a Gaskins como quien inventó el sistema. Bob se asoció con la firma “Forethought” y el producto se lanzó como Power Point en 1987, diseñado para el Apple Macintosh; el producto corría en blanco y negro, y era bastante básico. Para 1987, la empresa de software mencionada en conjunto con su producto PowerPoint, fueron adquiridos por Microsoft, la versión para Windows dió a luz en 1990. El hecho de pertenecer a la suite de Microsoft Office, entre otras cosas, ha permitido que este software de presentaciones sea actualmente el más popular en el mundo entero.

La influencia de Power Point en el mundo ha sido enorme, y no ha estado exenta de críticas; algunos opinan que el uso de este programa para presentaciones pone demasiado énfasis en la forma, dejando un poco de lado a el fondo o el contenido de la presentación. Además algunos opinan que le da demasiado énfasis al presentador, en contraste con el mensaje. Para superar estas barreras que pudieran resultar del uso de Power Point, se recomienda dedicar más del 80% del tiempo a depurar el mensaje y menos de un 20% a la forma o la presentación.